n8n można wykorzystać jako warstwę automatyzacji pomiędzy Subiektem GT/nexo a innymi systemami: sklepem internetowym, CRM, e-mailami, arkuszami Excel/Google Sheets, Baselinkerem, systemem produkcyjnym, WMS, kurierami, AI, raportami i powiadomieniami.
Najważniejsze: n8n sam z siebie nie jest „modułem Subiekta”. Najczęściej łączy się z Subiektem przez API/Sferę/SDK, bazę danych, pliki CSV/XML, zewnętrzne integratory albo własną małą aplikację pośrednią. InsERT udostępnia SDK dla linii nexo PRO, w którym są informacje potrzebne do tworzenia rozwiązań zewnętrznych, m.in. struktura bazy i obiekty/metody programów. (insert.com.pl) Dla nexo istnieje też Sfera zdarzeniowa, która pozwala reagować na czynności wykonane przez użytkownika, np. własnymi komunikatami, ostrzeżeniami lub blokadami. (insert.com.pl) n8n dobrze pasuje do takiego modelu, bo potrafi uruchamiać workflow przez webhooki i obsługiwać integracje HTTP. (n8n Docs)
1. Automatyzacja sprzedaży
Przykłady:
Proces
Co robi n8n
|
Proces |
Co robi n8n |
|
Nowe zamówienie ze sklepu WWW |
pobiera zamówienie, sprawdza klienta, przekazuje dane do Subiekta |
|
Zamówienie z Allegro/Baselinker |
tworzy lub aktualizuje kontrahenta, przekazuje pozycje zamówienia |
|
Nowy klient B2B |
zakłada kartotekę klienta, wysyła mail powitalny, dodaje zadanie handlowcowi |
|
Zmiana statusu zamówienia |
wysyła e-mail/SMS do klienta, informuje handlowca, aktualizuje CRM |
|
Faktura wystawiona w Subiekcie |
wysyła PDF do klienta, zapisuje kopię w folderze, powiadamia księgowość |
Przykład praktyczny:
Zamówienie internetowe → n8n → Subiekt → faktura/pro forma → e-mail do klienta → zadanie dla magazynu.
2. Automatyczne powiadomienia
n8n może wysyłać powiadomienia na podstawie danych z Subiekta:
|
Zdarzenie |
Powiadomienie |
|
Klient przekroczył termin płatności |
e-mail do klienta lub handlowca |
|
Towar spadł poniżej minimum |
wiadomość do zakupów |
|
Zamówienie czeka za długo |
alert do kierownika |
|
Dokument został wystawiony |
komunikat na Teams/Slack/e-mail |
|
Pojawiła się nowa faktura zakupu |
informacja do osoby zatwierdzającej |
To jest bardzo przydatne w firmach, gdzie Subiekt jest centrum danych, ale ludzie pracują w mailu, Excelu, Teamsach albo CRM.
3. Raporty cykliczne z Subiekta
n8n może codziennie lub co tydzień generować raporty:
|
Raport |
Odbiorca |
|
Sprzedaż dzienna |
właściciel, dyrektor handlowy |
|
Przeterminowane należności |
księgowość, handlowcy |
|
Stany magazynowe poniżej minimum |
zakupy |
|
Najlepiej sprzedające się towary |
zarząd |
|
Marżowość sprzedaży |
właściciel |
|
Zamówienia niezrealizowane |
magazyn, produkcja |
|
Towary niechodliwe |
dział handlowy |
Przykład:
Codziennie o 7:00 n8n pobiera dane z Subiekta, tworzy plik Excel/PDF i wysyła go mailem do właściciela.
4. Integracja Subiekta z systemem produkcyjnym
W Twoim kontekście — Mozart Produkcja, MRP/MES/WMS — n8n można wykorzystać jako prosty „klej” między systemami.
Przykłady:
|
Subiekt |
n8n |
System produkcyjny |
|
Zamówienie od klienta |
przekazanie danych |
zlecenie produkcyjne |
|
Kartoteka towaru |
synchronizacja |
indeks produkcyjny |
|
Stany magazynowe |
aktualizacja |
dostępność materiałów |
|
Dokument ZD |
informacja |
plan zakupów |
|
WZ/Faktura |
zakończenie procesu |
status zlecenia |
Zamówienie od klienta w Subiekcie → n8n wykrywa nowe ZK → przekazuje dane do Mozart Produkcja → powstaje zlecenie produkcyjne → po zakończeniu produkcji informacja wraca do Subiekta.
5. Automatyczne tworzenie dokumentów
n8n może uczestniczyć w generowaniu lub inicjowaniu dokumentów, np.:
|
Dokument |
Możliwe zastosowanie |
|
ZK — zamówienie od klienta |
tworzenie na podstawie sklepu, formularza, CRM |
|
ZD — zamówienie do dostawcy |
automatyczne propozycje zakupowe |
|
FS — faktura sprzedaży |
wystawienie po zmianie statusu zamówienia |
|
WZ — wydanie zewnętrzne |
uruchomienie po kompletacji |
|
PZ — przyjęcie zewnętrzne |
aktualizacja po dostawie |
|
RW/PW |
integracja z produkcją |
Trzeba tylko uważać: tworzenie dokumentów bezpośrednio w Subiekcie powinno być robione przez poprawne API/Sferę/SDK albo sprawdzony integrator, a nie przez „ręczne” wpisywanie do tabel SQL.
6. Kontrola płatności i windykacja miękka
Bardzo praktyczne zastosowanie:
-
n8n codziennie sprawdza faktury po terminie.
-
Grupuje je według klienta i handlowca.
-
Wysyła delikatne przypomnienie.
-
Po 7 dniach wysyła drugie przypomnienie.
-
Po 14 dniach informuje właściciela lub księgowość.
-
Może automatycznie tworzyć zadanie w CRM.
Przykład wiadomości:
Dzień dobry, przypominamy o fakturze nr FS/123/2026 z terminem płatności 15.05.2026. Prosimy o informację, czy płatność została już zlecona.
7. Integracja z e-commerce
n8n może połączyć Subiekta z:
-
WooCommerce,
-
Shopify,
-
PrestaShop,
-
Allegro,
-
Baselinker,
-
platformą B2B,
-
własnym sklepem internetowym.
Scenariusze:
|
Proces |
Opis |
|
Synchronizacja stanów |
Subiekt → sklep |
|
Synchronizacja cen |
Subiekt → sklep/B2B |
|
Pobieranie zamówień |
sklep → Subiekt |
|
Status wysyłki |
Subiekt/kurier → sklep |
|
Faktura PDF |
Subiekt → klient |
|
Aktualizacja kartotek |
Subiekt → platforma B2B |
8. Integracja z kurierami i logistyką
n8n może obsługiwać proces wysyłki:
-
Pobranie zamówienia z Subiekta.
-
Utworzenie przesyłki u kuriera.
-
Pobranie numeru listu przewozowego.
-
Wysłanie numeru śledzenia do klienta.
-
Zapisanie numeru paczki przy zamówieniu.
-
Powiadomienie magazynu.
Można to połączyć z InPost, DPD, DHL, FedEx, Furgonetką lub Baselinkerem — zależnie od dostępnego API.
9. Automatyzacja zakupów
Przydatne dla firm handlowych i produkcyjnych:
|
Problem |
Automatyzacja |
|
Brak materiału |
n8n generuje listę braków |
|
Towar poniżej minimum |
propozycja zamówienia do dostawcy |
|
Długi czas dostawy |
alert do zakupowca |
|
Brak potwierdzenia ZD |
przypomnienie do dostawcy |
|
Różnica ceny zakupu |
alert do właściciela |
Przykład:
Codziennie n8n sprawdza towary poniżej stanu minimalnego, tworzy raport braków i wysyła go do osoby odpowiedzialnej za zakupy.
10. Integracja z AI / ChatGPT
To może być bardzo ciekawe zastosowanie.
Przykłady:
|
Dane z Subiekta |
AI może przygotować |
|
Historia zakupów klienta |
propozycję oferty |
|
Lista zaległych faktur |
treść wiadomości windykacyjnej |
|
Dane sprzedażowe |
komentarz zarządczy |
|
Opis towaru |
opis marketingowy do sklepu |
|
Zamówienie klienta |
analizę ryzyka lub braków |
|
Lista produktów |
opisy SEO |
Przykład:
Handlowiec wybiera klienta → n8n pobiera historię sprzedaży → AI generuje propozycję maila z ofertą uzupełniającą.
11. Obsługa zapytań ofertowych
n8n może automatyzować prosty proces ofertowania:
-
Klient wysyła zapytanie przez formularz.
-
n8n zapisuje dane w CRM/Excelu.
-
Sprawdza, czy klient istnieje w Subiekcie.
-
Pobiera ceny lub kartoteki.
-
Tworzy szkic oferty.
-
Wysyła powiadomienie do handlowca.
-
Po akceptacji handlowiec wystawia dokument w Subiekcie.
12. Synchronizacja kontrahentów
Przykłady:
|
Źródło |
Cel |
|
Subiekt |
CRM |
|
CRM |
Subiekt |
|
Formularz www |
Subiekt |
|
Excel |
Subiekt |
|
Subiekt |
newsletter |
|
Subiekt |
system B2B |
Można np. automatycznie wykrywać nowych klientów w Subiekcie i dodawać ich do listy mailingowej, CRM lub systemu obsługi posprzedażowej.
13. Automatyzacja dokumentów PDF i archiwum
n8n może:
-
pobierać faktury PDF,
-
zapisywać je w Google Drive/OneDrive/SharePoint,
-
nadawać nazwy według schematu,
-
wysyłać kopie do księgowości,
-
tworzyć archiwum według kontrahenta,
-
przekazywać dokumenty do OCR lub obiegu akceptacji.
Przykład nazwy pliku:
2026-05-25_FS_123_2026_Klient_XYZ.pdf
14. Kontrola jakości danych
Bardzo ważne zastosowanie przy Subiekcie:
Błąd –> Reakcja n8n
Brak e-maila klienta –>zadanie dla handlowca
Nieuzupełniona grupa towarowa –> raport
Brak kodu EAN –> lista do poprawy
Nieprawidłowa stawka VAT –> ostrzeżenie
Brak opiekuna klienta –> powiadomienie
To nie musi od razu zmieniać danych w Subiekcie. Na początek wystarczy raport błędów.
15. Integracja z arkuszami Excel / Google Sheets
Częsty i prosty scenariusz:
-
pobieranie danych z Subiekta do arkusza,
-
import zamówień z arkusza do Subiekta,
-
raporty sprzedaży,
-
analiza zapasów,
-
lista przeterminowanych faktur,
-
cenniki dla klientów,
-
zestawienia marż.
Dla wielu firm to dobry pierwszy etap, zanim zrobi się pełną integrację API.
16. Integracja z CRM i Gestorem
Jeżeli firma korzysta z Gestora, CRM albo innego systemu, n8n może obsługiwać:
-
nowe leady,
-
zadania dla handlowców,
-
przypomnienia o kontakcie,
-
automatyczne notatki po wystawieniu faktury,
-
powiadomienie, że klient dawno nie kupował,
-
automatyczne kampanie reaktywacyjne.
Przykład:
Klient nie kupował 90 dni → n8n tworzy zadanie dla handlowca → AI przygotowuje propozycję wiadomości.
17. Integracja z magazynem i WMS Przykłady:
Proces –> Automatyzacja
Nowe ZK –> zadanie kompletacji
WZ gotowa –> powiadomienie magazynu
Brak towaru –> alert zakupowy
Przyjęcie PZ –> powiadomienie sprzedaży
Towar zarezerwowany –> aktualizacja statusu zamówienia
W przypadku Mozart WMS lub innego WMS n8n może służyć do prostych powiadomień i synchronizacji statusów.
18. Automatyzacje dla produkcji
W firmie produkcyjnej szczególnie sensowne są:
|
Dane z Subiekta |
Automatyzacja |
|
Zamówienia od klientów |
tworzenie zleceń produkcyjnych |
|
Rezerwacje materiałów |
kontrola dostępności |
|
Stany magazynowe |
planowanie zakupów |
|
Towary/kartoteki |
synchronizacja indeksów |
|
Dokumenty WZ/FS |
zamykanie procesu |
|
Zamówienia do dostawców |
kontrola terminów dostaw |
Przykładowy przepływ:
Subiekt ZK
↓
n8n
↓
sprawdzenie klienta, terminu, pozycji
↓
Mozart Produkcja / MRP
↓
zlecenie produkcyjne
↓
status produkcji
↓
Subiekt / handlowiec / klient
19. Czego raczej nie robić bezpośrednio przez n8n
Nie polecałbym, aby n8n samodzielnie i bez warstwy pośredniej:
-
wpisywał dane bezpośrednio do tabel SQL Subiekta,
-
modyfikował dokumenty handlowe z pominięciem logiki Subiekta,
-
wystawiał dokumenty magazynowe „na skróty”,
-
zmieniał rozrachunki bez kontroli,
-
omijał Sferę/API/SDK.
Bezpieczniejszy model:
n8n
↓
własna usługa API / integrator / Sfera / SDK
↓
Subiekt GT/nexo
20. Najlepsze scenariusze na start
Gdybym miał wybrać najbardziej opłacalne automatyzacje dla firmy z Subiektem, zacząłbym od tych:
Priorytet –> Automatyzacja
1. Raport dzienny sprzedaży i należności
2. Alerty o fakturach przeterminowanych
3. Alerty o niskich stanach magazynowych
4. Automatyczne wysyłanie faktur PDF
5. Pobieranie zamówień ze sklepu/Baselinkera
6. Synchronizacja stanów magazynowych ze sklepem
7. Tworzenie zleceń produkcyjnych z ZK
8. Integracja z AI do ofert i maili
9. Kontrola błędów w kartotekach
10. Automatyczne raporty dla właściciela
Przykładowa architektura
Najrozsądniejsza architektura wygląda tak:
Sklep / CRM / formularz / e-mail / Excel / AI
↓
n8n
↓
warstwa integracyjna API
↓
Subiekt nexo/GT / Sfera / SDK
↓
dokumenty, kontrahenci, towary, stany
W przypadku nexo można rozważyć też gotowy most REST API, np. rozwiązania partnerskie typu Easy Nexo Integrator, które udostępniają REST API dla pakietu InsERT nexo. (insert.com.pl)
Podsumowanie
n8n w połączeniu z Subiektem najlepiej wykorzystać do:
raportów, powiadomień, synchronizacji danych, integracji ze sklepem, CRM, produkcją, magazynem, kurierami, Excelem i AI.
Nie zastępuje Subiekta i nie powinien obchodzić jego logiki biznesowej. Najlepszy model to: n8n jako orkiestrator procesów, a Subiekt jako główne źródło dokumentów handlowych, magazynowych, kartotek i rozrachunków.