Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę produkcyjną albo handlową, która z roku na rok rośnie. Masz coraz więcej klientów, zamówień i dokumentów. Z jednej strony to sukces – bo biznes się rozwija. Z drugiej strony zaczyna się chaos:
-
Excel przestaje wystarczać,
-
część danych ginie w mailach,
-
nie masz pewności, czy magazyn ma to, co klient właśnie zamówił,
-
a księgowość czeka na papiery, które utknęły gdzieś w biurze.
To właśnie ten moment, w którym większość firm zaczyna myśleć o wdrożeniu systemu ERP. Ale zanim kupisz oprogramowanie, potrzebujesz czegoś jeszcze ważniejszego – analizy przedwdrożeniowej.
Co to właściwie jest analiza przedwdrożeniowa?
Najprościej mówiąc, analiza przedwdrożeniowa to plan gry przed wdrożeniem systemu ERP. Konsultant spotyka się z Tobą i Twoim zespołem, żeby:
-
zrozumieć, jak działa Twoja firma,
-
sprawdzić, gdzie powstają błędy i straty,
-
określić, jak system ERP ma pomóc,
-
przygotować wymagania dla dostawcy oprogramowania.
Można to porównać do wizyty u lekarza: zanim dostaniesz lek (system ERP), trzeba postawić diagnozę (analiza).
Dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest tak ważna dla MŚP?
W dużych korporacjach takie analizy są standardem, ale w małych i średnich firmach często się o nich zapomina. A to właśnie MŚP mają najwięcej do stracenia, bo:
-
nie mają budżetów na kosztowne poprawki,
-
każdy pracownik jest kluczowy i nie może przez miesiące „uczyć się systemu na błędach”,
-
procesy często są oparte na wiedzy właściciela – jeśli nie zostaną opisane, system ich nie odzwierciedli,
-
źle dobrany system ERP może spowolnić firmę zamiast ją usprawnić.
Dlatego analiza przedwdrożeniowa to inwestycja w pewność, że system ERP faktycznie pomoże Twojej firmie.
Jak wygląda analiza przedwdrożeniowa krok po kroku?
1. Spotkanie startowe i wyznaczenie celów
Pierwszym krokiem jest rozmowa z właścicielem lub zarządem. Konsultant pyta: „Dlaczego chcesz wdrożyć ERP? Co chcesz osiągnąć w firmie za rok lub dwa?”.
Często okazuje się, że cele są bardzo różne: jedni chcą pełnej kontroli nad magazynem, inni – raportów dla inwestorów, a jeszcze inni – lepszej komunikacji między działami.
2. Audyt procesów biznesowych
Konsultant analizuje, jak działają poszczególne działy firmy: sprzedaż, produkcja, magazyn, zakupy, księgowość, HR. Tworzy mapę procesów „as is” – czyli tak, jak działają teraz.
To moment, w którym ujawniają się problemy, np.:
-
brak automatyzacji zamówień,
-
podwójne wpisywanie danych w różnych systemach,
-
zbyt długi czas realizacji zleceń produkcyjnych.
3. Określenie wymagań wobec systemu ERP
Na podstawie audytu powstaje lista wymagań – czyli funkcji, które system musi mieć. Mogą to być np.:
-
planowanie produkcji,
-
integracja z Subiektem,
-
ewidencja czasu pracy,
-
śledzenie kosztów projektów,
-
generowanie raportów finansowych.
Dzięki temu unikasz sytuacji, w której sprzedawca oprogramowania mówi: „Ten system ma wszystko”, a później okazuje się, że „wszystko” nie obejmuje tego, czego naprawdę potrzebujesz.
4. Rekomendacja rozwiązania
Konsultant przygotowuje raport – dokument, który pokazuje, jakie rozwiązanie jest najlepsze dla Twojej firmy. Często zawiera też harmonogram wdrożenia i wstępny kosztorys.
To jak plan budowy domu – wiesz, co robisz, ile to potrwa i ile będzie kosztować.
Jakie błędy popełniają firmy bez analizy przedwdrożeniowej?
-
Kupują system na oślep – wybierają oprogramowanie tylko dlatego, że polecił je znajomy albo było w promocji.
-
Nie przygotowują pracowników – ludzie nie wiedzą, co się zmienia i zaczynają się buntować.
-
Tracą kontrolę nad kosztami – nagle okazuje się, że trzeba dokupić moduły, których wcześniej nie uwzględniono.
-
Nie mają jasnych celów – wdrożenie trwa, kosztuje, a efekty są mizerne.
Analiza pozwala tych błędów uniknąć.
Ile trwa i ile kosztuje analiza przedwdrożeniowa?
Czas trwania zależy od wielkości firmy i liczby procesów. W małej firmie może to być 1–2 tygodnie, w średniej – miesiąc.
Koszt analizy przedwdrożeniowej ERP w Polsce dla MŚP zazwyczaj mieści się w przedziale 5 000 – 15 000 zł. To kwota, która na początku może wydawać się duża, ale jeśli weźmiesz pod uwagę, że źle wdrożony system ERP może kosztować Cię setki tysięcy złotych strat – inwestycja staje się oczywista.
Jak wybrać konsultanta do analizy ERP?
Dobry konsultant ERP powinien:
-
mieć doświadczenie w pracy z MŚP,
-
potrafić tłumaczyć z języka „informatycznego” na biznesowy,
-
dawać jasne, konkretne rekomendacje, a nie tylko ogólne rady,
-
pomóc nie tylko w analizie, ale także w wyborze systemu i jego wdrożeniu,
-
być niezależny od jednego dostawcy – wtedy masz pewność, że doradza w Twoim interesie.
Co zyskasz, inwestując w analizę przedwdrożeniową?
-
Spokój – bo wiesz, że podejmujesz decyzje na podstawie faktów, a nie domysłów.
-
Oszczędność – nie przepłacasz za niepotrzebne funkcje.
-
Lepszą organizację pracy – każdy dział wie, jak ma działać w nowym systemie.
-
Rozwój firmy – ERP staje się narzędziem, które wspiera wzrost, a nie hamuje.
Podsumowanie
Analiza przedwdrożeniowa ERP to fundament udanego wdrożenia systemu w Twojej firmie. Bez niej ryzykujesz, że system będzie działał przeciwko Tobie zamiast dla Ciebie.
Jeśli prowadzisz małą lub średnią firmę i chcesz wdrożyć ERP – zacznij od analizy. To najtańszy i najbezpieczniejszy sposób, by uniknąć błędów i upewnić się, że system faktycznie pomoże Twojemu biznesowi.