Analiza przedwdrożeniowa – co to jest i z czego się składa?

Wprowadzenie

Wdrożenie systemu informatycznego to dla wielu firm ogromne wyzwanie. Niezależnie od tego, czy chodzi o program do sprzedaży, system do zarządzania produkcją, magazynem czy obsługą klienta – wszędzie pojawia się ta sama obawa: czy pieniądze nie zostaną zmarnowane, a nowy system naprawdę pomoże?

Odpowiedź na to pytanie kryje się w jednym kluczowym etapie, który powinien poprzedzać każde wdrożenie IT – w analizie przedwdrożeniowej. To dzięki niej firma i dostawca systemu wiedzą dokładnie, co ma zostać zrobione, po co i jak.

Ale czym właściwie jest analiza przedwdrożeniowa i z czego się składa?

Co to jest analiza przedwdrożeniowa?

Najprościej mówiąc, analiza przedwdrożeniowa to planowanie wdrożenia systemu IT. To proces, w którym:

bada się, jak działa firma,
rozpoznaje problemy i potrzeby,
spisuje wymagania wobec przyszłego systemu,
ustala priorytety,
tworzy dokumentację będącą podstawą do wdrożenia.

Analiza działa jak projekt architektoniczny domu. Nikt nie buduje domu, nie wiedząc, ile będzie pokoi, gdzie stanie kuchnia, a gdzie łazienka. Tak samo w IT – bez planu łatwo zbudować system, który nie spełnia oczekiwań użytkowników.

Dlaczego analiza jest ważna?

Bez analizy każdy rozumie projekt inaczej. Zarząd widzi raporty, księgowość integrację z fakturami, handlowcy – łatwiejszą obsługę klienta, a programiści – linijki kodu.

Analiza sprawia, że:

wszyscy zaczynają mówić tym samym językiem,
projekt ma jasne cele i priorytety,
koszty i czas są realnie oszacowane,
ryzyko błędów i rozczarowań jest dużo mniejsze.

Z czego składa się analiza przedwdrożeniowa?

Choć nazwa brzmi poważnie, analiza to po prostu logiczny ciąg działań, które pozwalają przygotować się do wdrożenia. Można wyróżnić kilka głównych elementów.

1. Przygotowanie analizy

Na początku trzeba ustalić:

cel projektu – po co wdrażamy system?
zakres – które obszary firmy obejmie analiza (cała firma, czy tylko np. sprzedaż lub produkcja)?
harmonogram – jak długo potrwa analiza i jakie będą jej etapy?
osoby odpowiedzialne – kto odpowiada za dostarczanie informacji, a kto za przygotowanie analizy?

Bez dobrego przygotowania łatwo się zgubić i rozproszyć na tematach pobocznych.

2. Zbieranie informacji

To etap, w którym analityk poznaje firmę „od środka”. Korzysta z różnych metod:

wywiady indywidualne – rozmowy z pracownikami i menedżerami,
warsztaty grupowe – wspólne spotkania, podczas których opisuje się procesy,
ankiety – gdy trzeba zebrać opinie od większej grupy,
obserwacja – podglądanie, jak faktycznie wygląda praca, a nie tylko jak powinna wyglądać „na papierze”.

Dzięki temu można zobaczyć prawdziwy obraz firmy, a nie tylko deklaracje.

3. Analiza procesów biznesowych

Na podstawie zebranych danych tworzy się mapy procesów – schematy, które pokazują krok po kroku, jak przebiegają działania w firmie.

Przykład: proces obsługi zamówienia może zaczynać się od przyjęcia zlecenia, potem przechodzi przez sprawdzenie magazynu, wystawienie dokumentów, przygotowanie wysyłki i obsługę zwrotów.

Dopiero na diagramie widać, które miejsca są nieefektywne, które powielają pracę, a gdzie występują największe opóźnienia.

4. Identyfikacja problemów i potrzeb

Na podstawie procesów określa się, jakie są największe bolączki firmy. To mogą być np.:

ręczne przepisywanie danych do kilku systemów,
brak aktualnych informacji o stanach magazynowych,
trudności w raportowaniu,
długi czas obsługi klienta.

To moment, kiedy firma odkrywa, że jej główny problem może wcale nie leżeć tam, gdzie myślała na początku.

5. Określenie wymagań

Tworzy się listę funkcjonalności, jakie musi spełniać nowy system. Najczęściej dzieli się je na:

must have – absolutnie konieczne,
should have – ważne, ale mogą poczekać,
nice to have – dodatkowe, jeśli starczy czasu i budżetu.

Dzięki temu projekt jest realistyczny i dopasowany do możliwości firmy.

6. Prototypy i makiety

Coraz częściej w analizie przygotowuje się szkice ekranów albo proste prototypy. Dzięki nim łatwiej wyobrazić sobie, jak będzie wyglądał system, i szybciej zgłosić uwagi.

7. Dokument końcowy

Najważniejszym efektem analizy jest specyfikacja wymagań – dokument, który zawiera:

opis procesów,
listę problemów i potrzeb,
wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne,
rekomendacje dotyczące wdrożenia,
harmonogram i wstępny kosztorys.

To swoisty kontrakt między firmą a dostawcą IT.

8. Akceptacja

Na końcu dokument musi zostać zatwierdzony przez zarząd. Od tego momentu wiadomo, że wszyscy zgadzają się co do celu i zakresu projektu.

Przykład z praktyki

Firma handlowa planowała wdrożyć system CRM. Zarząd myślał, że problemem jest brak bazy klientów.

Podczas analizy wyszło na jaw, że największym kłopotem jest brak kontroli nad magazynem i częste opóźnienia w dostawach. Sam CRM niewiele by zmienił.

Dzięki analizie projekt rozszerzono o moduł magazynowy i integrację z systemem sprzedaży. Dopiero to rozwiązanie faktycznie pomogło firmie działać lepiej.

Ile trwa i ile kosztuje analiza?

To zależy od skali projektu:

mała firma – kilka dni, koszt kilku tysięcy złotych,
średnia firma – kilka tygodni, koszt kilkanaście tysięcy,
duża firma – nawet kilka miesięcy, koszt kilkadziesiąt tysięcy.

Choć wydaje się to sporo, analiza to zwykle tylko 10–15% całego budżetu projektu. W porównaniu do strat, jakie powoduje źle wdrożony system, to bardzo opłacalna inwestycja.

Najczęstsze błędy przy braku analizy

Ogólnikowe wymagania – każdy rozumie system inaczej.
Brak priorytetów – próba wdrożenia wszystkiego naraz.
Skupienie na technologii zamiast na problemach – wybór systemu przed poznaniem potrzeb.
Pomijanie użytkowników – system, z którego nikt nie chce korzystać.
Brak dokumentacji – projekt wymyka się spod kontroli.

Podsumowanie

Analiza przedwdrożeniowa to nie biurokracja, ale fundament udanego projektu IT. Dzięki niej:

firma poznaje swoje procesy i problemy,
powstaje lista wymagań i priorytetów,
projekt jest lepiej zaplanowany,
ryzyko błędów i rozczarowań jest dużo mniejsze.

Składa się z kilku elementów: przygotowania, zbierania informacji, analizy procesów, identyfikacji problemów, określenia wymagań, tworzenia prototypów, dokumentacji i jej akceptacji.

Można powiedzieć, że analiza to mapa drogowa projektu IT. Bez niej łatwo się zgubić i zmarnować czas oraz pieniądze. Z nią – droga do celu jest jasna, a szanse na sukces znacznie większe.