Excel jest jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi do planowania produkcji w małych i średnich firmach. Jest łatwo dostępny, elastyczny i dobrze znany pracownikom. Na początku działalności arkusz może wystarczać do prowadzenia prostego harmonogramu.
Problemy pojawiają się wraz ze wzrostem liczby zamówień, produktów, operacji i pracowników.
Dlaczego planowanie w Excelu staje się problemem?
W wielu firmach nie istnieje jeden wspólny plan produkcji. Handlowcy prowadzą własne zestawienia zamówień, planista korzysta z oddzielnego arkusza, a kierownik produkcji ustala kolejność pracy na podstawie bieżącej sytuacji na hali.
Powstaje kilka wersji tych samych danych.
Zmiana terminu zamówienia musi zostać ręcznie naniesiona w wielu miejscach. Jeżeli ktoś zapomni zaktualizować jeden z arkuszy, pracownicy mogą rozpocząć produkcję według nieaktualnego planu.
Excel nie kontroluje również automatycznie:
- dostępności materiałów,
- obciążenia maszyn,
- dostępności pracowników,
- kolejności operacji technologicznych,
- terminów dostaw,
- konfliktów pomiędzy zleceniami.
Arkusz pokazuje najczęściej to, co zostało do niego ręcznie wpisane. Nie analizuje całego procesu produkcyjnego.
Jak pomaga system wspomagający produkcję?
System MRP lub APS może tworzyć plan na podstawie aktualnych zamówień, technologii, stanów magazynowych i dostępności zasobów.
Każde zlecenie może zostać powiązane z:
- zamówieniem klienta,
- strukturą materiałową BOM,
- technologią wykonania,
- wymaganymi stanowiskami,
- planowanym terminem rozpoczęcia i zakończenia.
Po zmianie terminu lub ilości system może wskazać wpływ tej decyzji na pozostałe zlecenia.
Czy trzeba całkowicie rezygnować z Excela?
Nie zawsze.
Excel nadal może być przydatny do analiz, raportów i niestandardowych zestawień. Nie powinien jednak pozostawać głównym narzędziem do zarządzania rosnącą produkcją.
Momentem granicznym jest sytuacja, w której planowanie wymaga ciągłego ręcznego poprawiania danych, a tylko jedna osoba rozumie wszystkie zależności w arkuszu.
Wdrożenie systemu produkcyjnego pozwala stworzyć jedno źródło informacji dla sprzedaży, planowania, magazynu i hali produkcyjnej.